根据《湖北大学2020年上半年学位授予与研究生学位论文工作实施方案》，为做好我校研究生远程视频答辩工作，现就此项工作的开展进一步通知如下：

一、总体要求

学位论文答辩是学校学位授予质量保障流程中的重要环节。远程视频答辩与常规的现场答辩只是形式上的不同，除根据上级主管部门通知精神将答辩地点调整为网络平台，远程视频答辩的其他方面均须按照《湖北大学博士硕士学位授予工作细则》等相关文件规定执行。

远程视频答辩工作流程与常规的现场答辩工作流程保持一致，在学校恢复正常运行之前，远程视频答辩流程中涉及到的表格与文档，均使用对应的电子版走工作流程。在流程中需要对表格与文档中相关内容进行审核或审批并签名处，可以使用电子版手写签名或者只审内容不填签名。对于只审内容未填签名的审核，选用电子邮件方式沿工作流程传送审核结果，在电子邮件中写明审核事项、审核结果、审核人，将相应电子版材料作为邮件的附件，报送给研究生院的此类材料，请将邮件发送至xw@hubu.edu.cn。此类材料纸质版上的签名方式按附件7中关于纸质版材料签名方式的说明执行。

答辩过程中，除答辩人导师以外的所有列席参会人员的麦克、视频均应处于关闭状态；在不需要发言的时候，答辩委员、答辩人及其导师、答辩秘书的麦克均应处于关闭状态；在不影响视频答辩过程流畅性的情况下，答辩委员视频应全程处于开启状态；答辩人须独立完成汇报与答辩，在答辩人汇报与答辩环节，答辩人应持续处在一个单独空间内，麦克、摄像头持续保持开启状态，原则上不能中途离开和有外人进入。如因特殊情况答辩人需中途离开上述单独空间，须向答辩委员会主席申请，获批准后方可离开。对于学位论文答辩过程，须对关键环节截屏不少于8张。

涉密学位论文不能采用远程视频方式进行答辩,答辩工作按照相关规定进行。对于不能保证远程视频答辩质量的,不能采用远程视频方式进行答辩。

二、工作程序

（一）提出申请

申请人原则上应在计划答辩日的前4天向学院提出远程视频答辩申请，提交电子版的《湖北大学学位论文评阅及答辩人员审批表》（附件1）、《研究生学位论文答辩公告》、学位论文答辩稿及答辩PPT，《研究生学位论文答辩公告》的内容与格式参考附件2，文件名命名方式：学院+学科或专业学位类别（领域）+学生类别：+学生姓名（如：哲学院哲学博士研究生：王***）。适应新的形势，申请人是否提交《湖北大学2020年上半年研究生远程视频答辩申请表》由学院自定，研究生院不再做要求。

（二）学院初审

在收到答辩申请的当日，学院根据申请人的学位论文评阅成绩、学习任务完成情况、导师意见和答辩委员会组成情况完成审核工作，并将通过审核申请人员的电子版《湖北大学学位论文评阅及答辩人员审批表》《研究生学位论文答辩公告》报送研究生院。

（三）研究生院审核

研究生院收到学院报送的远程视频答辩申请人的电子版《湖北大学学位论文评阅及答辩人员审批表》《研究生学位论文答辩公告》后，当日进行审核。审核通过后，当日将申请人的《研究生学位论文答辩公告》在研究生院网站上发布。答辩公告一经公布，一般不能更改。

申请人的答辩公告在研究生院的网站上发布后，须按答辩公告举行学位论文答辩。没有在研究生院网站上发布答辩公告或者在研究生院网站上的答辩公告发布之前的答辩均为无效。

（四）学院组织答辩

1.前期准备

（1）设备

为尽最大可能保证视频答辩顺利进行，答辩秘书、答辩委员、答辩人均应各自准备2台设备分别作为参加答辩会的使用设备和备用设备。建议选用电脑作为使用设备、手机作为备用设备。

（2）工具软件

视频答辩会需要使用的工具软件主要有以下四类：

一是视频会议平台。平台应功能稳定、视频与语音清晰流畅，支持在线播放PPT，可在线共享文件。推荐使用腾讯会议、ZOOM等作为远程视频答辩平台，具体用法分别见附件8、附件9。

二是投票表决工具。对于选用腾讯会议等没有投票功能的视频会议平台者，推荐选用“群投票”“腾讯投票”等微信小程序作为匿名投票表决工具。

三是截屏工具。原则上应使用电脑作为截屏的设备，推荐使用Snipaste、Hypersnap等软件作为视频答辨过程的截屏工具。

四是在线沟通工具。推荐使用微信、QQ软件。

在答辩过程中，答辩人、答辩委员、答辩秘书各自需熟练使用的工具软件如下：

答辩秘书应尽早确定答辩会所用工具软件，提前在进行视频答辩的视频会议平台上预订好会场,并将选用的视频会议平台、预订的会议号及密码等方面的信息通知到答辩委员、答辩人及其他参会人员。答辩人、答辩委员、答辩秘书提前安装好所需工具并能熟练使用。

（3）会议材料

视频答辩会需要使用的会议材料主要有以下四类：

一是电子版学位论文答辩稿、答辩PPT。由答辩人提前报送给答辩秘书。

二是答辩人学位论文的同行专家评阅意见书。由学院研究生秘书发送给答辩秘书。

三是会议议程。由答辩秘书根据本通知的“2.举行答辩”和实际情况制定。

四是学位论文答辩表决票、学位论文答辩记录表、答辩会与学位授予决议。学位论文答辩表决票由答辩秘书根据附件3在投票小程序上制作完成。学位论文答辩记录表、答辩会与学位授予决议分别见附件4、附件5、附件6，由答辩秘书提前下载备用。

答辩秘书原则上应提前3天将上述会议材料中的会议议程、答辩人的电子版学位论文答辩稿、同行专家评阅意见书发送给答辩委员。

2.举行答辩

（1）准备工作

在答辩正式开始前10分钟，答辩秘书负责落实到位以下准备工作：

一是联系答辩委员、答辩人及其导师、其他应参会人员进入视频答辩平台上的会议。为保证答辩会正常进行，将列席会议人员控制在合理规模。

二是确认答辩委员、答辩人及其导师的身份、姓名信息完整显示（如答辩主席-张**，答辩人-王**）。

三是确认答辩人、答辩委员已准备就绪，视频显示已调整到合适状态，麦克音量已调至合适水平。

四是确认对答辩过程的视频截屏的准备工作已准备就绪。

（2）答辩过程

根据《湖北大学博士硕士学位授予工作细则》，结合视频答辩的特点，论文答辩过程可按以下程序进行：

①答辩组织方介绍参会人员

答辩秘书：将答辩委员会主席设为联席主持人，确认答辩委员的视频设为开启状态，对关键环节进行截屏（至少1张：视频处于开启状态的全体答辩委员集体出现时的画面）。

答辩组织方：简介参会人员，请答辩委员会主席主持会议。

②答辩委员会主席宣布答辩会开始

答辩委员会主席：说明答辩程序，提出相关要求，宣布答辩开始。

③答辩人汇报并答辩

答辩人：开启麦克、视频，在规定的时间内报告论文的主要内容、回答答辩委员的提问。

答辩委员：听取答辩人汇报，针对答辩人学位论文及汇报提出问题。

答辩秘书：记录委员提问与答辩人的回答，记入《湖北大学研究生学位论文答辩记录》（附件 4），对关键环节进行截屏（每一位答辩人至少3张：答辩人呈现汇报PPT题目页的画面1张，答辩委员提问的画面1张，答辩人回答委员提问的画面1张）。

④答辩委员会审议表决

答辩委员会主席：宣布答辩人汇报、答辩过程结束，进入答辩委员会审议表决环节，请答辩人及除导师以外的其他列席听会人员暂时离开会场，主持审议表决工作。

答辩人导师：根据需要简介答辩人基本情况，然后离开会场。

答辩委员：参考导师情况介绍和同行专家对论文的评阅意见，使用答辩秘书发放的微信小程序表决票对答辩人是否通过答辩、是否建议授予答辩人学位进行无记名投票（获全体委员中三分之二及以上同意者为通过），讨论并形成答辩委员会决议。

答辩秘书：协助主席请答辩人及除导师以外的其他列席听会人员暂时离开会场，将未及时离开人员暂时移出会场。对审议表决过程进行记录，将投票表决结果及决议填入电子版的《湖北大学博士学位论文答辩与学位授予决议》（附件5）或者《湖北大学硕士学位论文答辩与学位授予决议》（附件6），该决议中答辩委员的签名可使用电子版手写签名，答辩秘书在该电子版材料中不填写签名，后期在纸质版上填写手写签名（或加盖签字印章）。对关键环节进行截屏(截屏至少3张：答辩委员讨论时画面1张、答辩秘书用在线沟通软件发放答辩表决票画面1张、对每一位答辩人的表决结果的画面各1张)。

⑤宣布答辩委员会决议

答辩秘书:重新邀请答辩人及其导师、其他列席听会人员重新进入会场，确认其他列席听会人员麦克、视频均处于关闭状态。对关键环节进行截屏(至少1张：答辩委员会主席宣布答辩结果画面)。

答辩委员会主席:宣布表决结果和答辩委员会决议，然后，宣布答辩过程结束。

⑥答辩组织方致谢，结束答辩活动。

在答辩过程中，对每位答辩人答辩过程关键环节的截屏及数量汇总如下：

（3）修改、完善学位论文

答辩人根据答辩委员的意见与建议，在导师的指导下，修改、完善学位论文，在学院规定的时间内按学院要求将电子版学位论文定稿报送至答辩秘书或者学院研究生秘书。

3.答辩材料的整理与归档

①电子版材料

答辩秘书应于视频答辩结束后，在学院规定的时间内，按照《博士、硕士学位研究生答辩与学位授予相关材料一览表》（附件7）的相关要求完成表中第1项至第7项的电子版材料工作，并报送至学院研究生秘书，研究生秘书对电子版材料进行审核、确认，与各研究生报送的电子版学位申请书一并归档。

②纸质版材料

按照《湖北大学2020年上半年学位授予与研究生学位论文工作实施方案》的时间节点，6月15日前将《博士、硕士学位研究生答辩与学位授予相关材料一览表》（附件7）表中纸质版材料与上述方案规定的其他纸质材料报研究生院。

三、相关说明

本通知依据《湖北大学2020年上半年学位授予与研究生学位论文工作实施方案》制定，是对其中关于远程视频答辩工作的细化，目的是为了推进学校远程视频答辩工作更有效地有序开展。